In der Welt der Hotellerie sind erste Eindrücke alles. Eine warme und durchdachte Willkommensnachricht ist mehr als nur eine Höflichkeit; sie bietet die Möglichkeit, den Ton für ein unvergessliches Gästeerlebnis zu setzen. In diesem umfassenden Leitfaden zeigen wir, wie die Optimierung der Willkommensnachrichten Ihres Hotels in entscheidenden Phasen der Gästereise zu höherer Zufriedenheit und effizienteren Abläufen führen kann. Erfahren Sie, wie Sie Ihre Gäste vom Moment der Buchung bis zu ihrer Ankunft mit der perfekten Nachricht begeistern können.ws

Was Sie in diesem Artikel finden:

• Die Bedeutung einer Begrüßungsnachricht im Hotel verstehen
• Vorteile der Automatisierung von Hotel-Willkommensnachrichten mit KI
• Tipps für die effektive Nutzung automatisierter Willkommensnachrichten in Hotels
• 8 Vorlagen für Willkommensnachrichten in Hotels
  • Begrüßungsnachrichten vor der Ankunft
  • Begrüßungsnachrichten bei Ankunft
• Beispiele für Erfolgsgeschichten mit HiJiffy
• Die Zukunft von Hotel-Willkommensnachrichten mit KI-Automatisierung

Die Bedeutung einer Begrüßungsnachricht im Hotel verstehen

Ein digitaler Hotel-Willkommensbrief ist mehr als nur eine höfliche Begrüßung. Sie ist ein strategisches Werkzeug mit mehrfachen Vorteilen, sowohl für Gäste als auch für Hotels. Durch die Bereitstellung wichtiger Informationen und eine persönliche Note kann eine solche Nachricht die Wahrnehmung der Gäste deutlich verbessern und die Abläufe optimieren. Wenn sie effektiv gestaltet ist, hilft sie, Anrufe und E-Mails zu reduzieren, sodass sich das Personal auf ein außergewöhnliches Gästeerlebnis konzentrieren kann.

Vorteile der Automatisierung von Hotel-Willkommensnachrichten mit KI

Die Hotelbranche steht vor zahlreichen Herausforderungen, von Personalmangel bis hin zu steigenden Anforderungen der Gäste. Automatisierung bietet eine Lösung für diese Probleme, indem sie Prozesse und Kommunikation vereinfacht und optimiert.

Zeit für Hotelpersonal sparen

Die traditionelle Gästekommunikation kann für das Personal repetitiv und zeitaufwändig sein. Durch die Automatisierung routinemäßiger Nachrichten ermöglicht HiJiffy dem Personal, sich auf wertvolle Interaktionen zu konzentrieren, wie die Unterstützung von Gästen vor Ort oder die Lösung komplexer Anfragen.

Zum Beispiel beantwortet Kabannas Hotels 92 % der Fragen automatisch, nachdem HiJiffys Automatisierungstools implementiert wurden. Dies sparte nicht nur Zeit, sondern führte auch zu besseren persönlichen Interaktionen mit den Gästen.

Konsistenz gewährleisten

Mit konversationeller KI sind Ihre Nachrichten immer professionell und gut formuliert, egal wie beschäftigt Ihr Team ist. Diese Konsistenz stärkt Ihre Markenidentität, und jeder Gast erhält die gleiche hohe Qualität der Kommunikation.

Upselling fördern

Willkommensnachrichten bieten eine ausgezeichnete Gelegenheit, Gäste auf zusätzliche Dienstleistungen aufmerksam zu machen. Verfassen Sie subtile, aber ansprechende Nachrichten zum Upselling, wie zum Beispiel:

• Zimmer-Upgrades 
• Spa- oder Restaurantpakete
• Exklusive Angebote für Hotelaktivitäten oder Touren

Sammeln Sie frühzeitig Feedback

Automatisierung stellt sicher, dass Sie nicht bis zum Ende des Aufenthalts eines Gastes warten, um seine Meinung einzuholen. Freundliche Nachrichten während des Aufenthalts können Zufriedenheitsumfragen enthalten, um potenzielle Probleme proaktiv anzugehen.

Vertrauen der Gäste aufbauen

Nichts frustriert Gäste mehr, als sich ignoriert oder vernachlässigt zu fühlen. Automatisierte Hotel-Willkommensnachrichten geben Gästen die Sicherheit, dass das Hotel auf ihre Ankunft vorbereitet ist und sich um ihr Erlebnis kümmert.

Tipps für die effektive Nutzung automatisierter Willkommensnachrichten in Hotels

Wenn Sie darüber nachdenken, KI zur Automatisierung von digitalen Hotel-Willkommensbriefen für Ihre Gäste zu nutzen, finden Sie hier einige wichtige Tipps, um eine solide Basis für Ihre Gästekommunikation zu schaffen.

1. Halte es warm und freundlich: Lass deine Gäste sich geschätzt und willkommen fühlen, nicht so, als würden sie mit einer Maschine interagieren. Verwende klare, umgangssprachliche Sprache, um einen freundlichen Ton zu schaffen.
   
2. Nützliche Details im Voraus teilen: Geben Sie wichtige Informationen wie Check-in-Zeiten, Parkmöglichkeiten oder WLAN-Zugangsdaten frühzeitig bekannt, um das Erlebnis reibungsloser zu gestalten.
   
   
3. Achten Sie auf die Vorlieben der Gäste: Nutzen Sie verfügbare Daten, um Nachrichten basierend auf ihrem bisherigen Verhalten, ihren Vorlieben oder speziellen Bedürfnissen zu personalisieren. Persönliche Akzente zählen.
   
   
4. Kontinuierlich verbessern: Verfolgen Sie, wie Gäste auf Ihre automatisierten Nachrichten reagieren. Nutzen Sie Feedback und Einblicke, um Ihren Ansatz für bessere Ergebnisse zu optimieren.
   
   

8 Vorlagen für Willkommensnachrichten in Hotels

Um einen echten Einfluss zu erzielen, ist es wichtig, Ihre Willkommensnachrichten an die verschiedenen Phasen der Gästereise anzupassen. Konzentrieren Sie sich auf zwei wichtige Arten von Nachrichten:

• Willkommensnachrichten vor der Ankunft: Entwickelt, um Vorfreude zu wecken und Gäste auf einen reibungslosen Check-in vorzubereiten.
  
• Willkommensnachrichten bei Ankunft: Diese Nachrichten zielen darauf ab, Gäste willkommen zu heißen und sie über die verfügbaren Einrichtungen und Dienstleistungen zu informieren.

Begrüßungsnachrichten vor der Ankunft

Nachrichten vor der Ankunft spielen eine wichtige Rolle bei der Festlegung von Erwartungen und dem Aufbau von Vorfreude. Sie bieten Gästen wichtige Informationen über ihren bevorstehenden Aufenthalt und bereiten sie auf eine reibungslose Ankunft vor.

Vorlage für Willkommensgruß vor der Ankunft im Hotel

Vorlage #1: Online-Check-in-Links

Machen Sie den Check-in einfacher und schneller, indem Sie Gäste dazu ermutigen, den Prozess online vor ihrer Ankunft abzuschließen. Geben Sie klare Anweisungen und einen einfachen Link, damit sie den Check-in mit nur wenigen Klicks erledigen können. Heben Sie die Zeitersparnis hervor, um zu zeigen, wie dies ihren Aufenthalt verbessert.

Vorlage #2: Parkinformationen und Ankunftsanweisungen

Teilen Sie detaillierte Wegbeschreibung zu Ihrer Unterkunft, einschließlich wichtiger Orientierungspunkte und der einfachsten Routen. Seien Sie ehrlich über Parkmöglichkeiten – wie Verfügbarkeit, Kosten und nahegelegene Optionen – damit sich Gäste bei ihrer Ankunft vorbereitet und stressfrei fühlen.

Vorlage #3: Upselling-Möglichkeiten

Bieten Sie Zimmer-Upgrades, spezielle Pakete oder einzigartige Extras an, die Gäste vor ihrem Aufenthalt buchen können. Konzentrieren Sie sich auf die Vorteile: mehr Komfort, besseres Preis-Leistungs-Verhältnis oder Erlebnisse, die sie nicht verpassen möchten.

Vorlage #4: Hoteleinrichtungen und lokale Attraktionen

Informieren Sie Ihre Gäste über die Angebote Ihres Hotels – wie Restaurants, Fitnesscenter oder Spa-Services – und teilen Sie Tipps zu lokalen Attraktionen, Restaurants oder sehenswerten Orten in der Nähe. Es geht darum, ihnen zu helfen, das Beste aus ihrem Aufenthalt herauszuholen.

Vorlage #5: Personalisierte Grüße

Fügen Sie Ihrer Kommunikation eine persönliche Note hinzu, indem Sie einen warmen, nahbaren Ton verwenden. Sprechen Sie Gäste, wenn möglich, mit ihrem Namen an und beziehen Sie sich auf ihre geäußerten Vorlieben. Es ist ein kleiner Aufwand, der einen großen Unterschied macht und dafür sorgt, dass sie sich willkommen fühlen und sich auf ihren Aufenthalt freuen.

Vorteile von Willkommensnachrichten vor der Ankunft im Hotel

Das Versenden von einem Willkommensgruß vor der Ankunft kann Ihrem Hotel helfen:

• Sparen Sie Zeit, konzentrieren Sie sich auf Gäste: Online-Check-ins und frühzeitiges Teilen von Informationen bedeuten weniger Arbeit für Ihr Team und mehr Zeit, um den Gästen ein großartiges Erlebnis zu bieten.
  
  
• Gäste willkommen heißen: Unklarheiten zu beseitigen hilft Gästen, sich sicher, willkommen und bereit zu fühlen, ihren Aufenthalt zu genießen.
  
  
• Entlasten Sie Ihr Team: Indem Sie häufige Fragen im Voraus beantworten – wie Standort, Check-in-Zeiten oder Annehmlichkeiten – reduzieren Sie wiederholte Anfragen und geben Ihrem Personal mehr Zeit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Begrüßungsnachrichten bei Ankunft

Die Begrüßungsnachricht bei der Ankunft ist Ihre Chance, einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen. Diese Nachrichten heißen Gäste herzlich willkommen und stellen sicher, dass sie alle Informationen für einen angenehmen Aufenthalt erhalten.

Vorlage für Willkommensgruß vor der Ankunft im Hotel

Vorlage #6: Check-in-Details und WLAN-Informationen

Teilen Sie die Check-in-Daten im Voraus mit und geben Sie das WLAN-Passwort sofort bei der Ankunft der Gäste weiter. Es ist eine einfache Möglichkeit, sie willkommen zu heißen und ihnen einen schnellen Start zu ermöglichen.

Vorlage #7: Lokale Tipps und Vorschläge

Geben Sie Ihren Gästen einen unvergesslichen Aufenthalt, indem Sie hilfreiche Empfehlungen teilen, die sie lieben werden – denken Sie an außergewöhnliche Restaurants, Sehenswürdigkeiten, die man gesehen haben muss, oder weniger bekannte lokale Orte. Diese durchdachten Tipps verleihen eine persönliche Note und sorgen für einen Besuch, den sie nicht vergessen werden.

Vorlage #8: Premium-Optionen, die es wert sind, in Betracht gezogen zu werden

Informieren Sie Ihre Gäste über Angebote wie Spa-Behandlungen, geführte Touren, Zimmer-Upgrades oder einzigartige kulinarische Erlebnisse. Diese Extras machen ihren Aufenthalt angenehmer und bringen zusätzlichen Mehrwert für Ihr Hotel.

Vorteile einer Willkommensnachricht im Hotel bei Ankunft

Klare und hilfreiche Nachrichten bei der Ankunft können:

• Schaffen Sie Cross-Selling-Möglichkeiten: Informieren Sie Ihre Gäste über Dienstleistungen vor Ort und spezielle Angebote, von denen sie möglicherweise nichts wissen – eine einfache Möglichkeit, den Umsatz zu steigern und das Aufenthaltserlebnis zu verbessern.
  
• Steigern Sie die Gästezufriedenheit: Wenn Gäste die benötigten Informationen im Voraus erhalten, rufen sie seltener wiederholt an der Rezeption an.
  
• Stärken Sie die Marke Ihres Hotels: Lassen Sie Ihre Willkommensnachricht die Philosophie Ihrer Marke widerspiegeln, um eine stärkere Verbindung zu Ihren Gästen aufzubauen.
  

Beispiele für Erfolgsgeschichten mit HiJiffy

HiJiffy liefert echte Ergebnisse, auf die sich Hotels verlassen können. Viele Unterkünfte profitieren bereits von den automatisierten Begrüßungslösungen, die das Leben des Personals erleichtern und den Gästen ein besseres Erlebnis bieten.

Lake District Hotels

• Erreichte eine 70%ige Reduzierung eingehender Anrufe, indem häufig gestellte Fragen mit KI beantwortet und automatisierte, rechtzeitige Vorankunftsnachrichten gesendet wurden.
• Das Personal berichtete, dass es mehr Zeit hatte, sich auf den Gästeservice zu konzentrieren, während die Gäste schnellere Check-ins und einen besseren Zugang zu Informationen schätzten.

Hotel Sacher

• Erreichte eine Automatisierungsrate von 96%, wodurch Mitarbeitende mehr Zeit für persönlichere Dienstleistungen bei direkten Gastinteraktionen haben.

Sweet Accommodations

• Erzielte eine 30%ige Steigerung der Online-Check-ins durch HiJiffys automatisierte Willkommensnachrichten und einfache Vorab-Check-in-Anweisungen.

Macdonald Hotels & Resorts

• Automatisierte 100 % der Online-Gästekommunikation, was zu verbesserten Arbeitsabläufen und Gästebewertungen von über 80 % führte.

Die Zukunft von Hotel-Willkommensnachrichten mit KI-Automatisierung

KI-gestützte automatisierte Willkommensnachrichten sind eine intelligente und praktische Möglichkeit, jedem Gast konsistente und personalisierte Begrüßungen zu bieten. Sie helfen, tägliche Aufgaben zu vereinfachen, die Zufriedenheit der Gäste zu steigern und eröffnen sogar Möglichkeiten, den Umsatz zu erhöhen. Mit KI-Automatisierung können Hotels den Wünschen moderner Reisender gerecht werden und gleichzeitig den Aufenthalt für Gäste und Mitarbeiter erleichtern. Gastfreundschaft dreht sich darum, bedeutungsvolle, unvergessliche Momente zu schaffen, die Gäste wertgeschätzt fühlen lassen – und genau das liefert dieser Ansatz.

Begrüßen Sie Gäste auf intelligente Weise mit HiJiffy

Personalisierte Kommunikation muss nicht kompliziert sein. HiJiffy hilft Ihrem Hotel, effiziente und einladende Nachrichten zu senden, die herzlich und authentisch wirken. Gäste sind zufriedener, und Ihr Team kann sich auf das Wesentliche konzentrieren. Eine praktische Lösung, die für alle funktioniert.

Wenn Sie bereit sind, sich vorzustellen, wie Ihr Hotel mit Gästen kommuniziert, warum probieren Sie nicht HiJiffy’s Kommunikations-Plattform für Hotels selbst aus? Buchen Sie einen Termin mit einem unserer Experten, um herauszufinden, ob unsere Lösung für Ihr Hotel geeignet ist.