5 Tipps, um die Wartezeit an der Rezeption Ihres Hotels zu verkürzen

Wie Sie vielleicht wissen, gibt es für Ihre Kunden nichts Schlimmeres als lange Wartezeiten an der Rezeption. Beim Einchecken oder Einholen von Informationen während des Aufenthalts ist es unangenehm, wenn man an der Rezeption anstehen muss. Dies kann sogar Rufschädigend sein. Und der Personalmangel in der Hotellerie (die Europäische Reisekommission schätzt die Zahl der Beschäftigten in der Hotellerie auf 1,2 Millionen im Jahr 2022) macht die Sache nicht einfacher. Glücklicherweise gibt es technische Lösungen, die Ihnen helfen können, die Warteschlangen an der Rezeption zu verkürzen und sowohl Ihre Gäste als auch Ihr Personal zu unterstützen.

Wie können Sie also der endlosen Warteschlange an der Rezeption Ihres Hotels Einhalt gebieten und dafür sorgen, dass Ihre Gäste mit einem Lächeln nach Hause gehen? Das werden wir nun zusammen herausfinden! 

1. Bieten Sie das Check-in und Check-out online an!

Laut einer Studie von Coach Omnium, einem französischen, auf Beratung sowie Marketing- und Wirtschaftsstudien für das Hotelgewerbe spezialisiertes Unternehmen, ärgern sich 53 % der Hotelgäste darüber, dass sie bei der Ankunft oder/und Abreise Zeit verlieren. Und gleichzeitig kann man sie verstehen: Nach einer langen Reise will niemand seinen Geduldsfaden mit Schlangestehen an der Hotelrezeption belasten. Ob Sie sich auf Ihrem Zimmer ausruhen oder Ihre Koffer abgeben, bevor Sie die Stadt erkunden, das Einchecken sollte ein ebenso einfacher wie schneller Prozess sein. Und auch am Ende ihres Aufenthalts haben es Reisende oft eilig, müssen enge Zeitpläne für ihren Rückflug oder ihre Zugreise einhalten und wollen sicher keine Zeit mit Anstehen beim Check-out verschwenden. 

Die Lösung? Bieten Sie das Check-in und Check-out online an! Wie funktioniert das? Nichts ist einfacher als das: Sie müssen nur ein Online-Formular für die Vorregistrierung an Ihre Gäste schicken. Diese können alle ihre personenbezogenen Informationen vor ihrer Ankunft direkt auf dem Formular angeben. Sobald sie vor Ort sind, ist alles schon erledigt, wodurch an der Rezeption weniger Zeit aufgewendet werden muss. Dasselbe gilt für den Check-out: Senden Sie einfach ein Online-Formular fürs Auschecken, und schon ist alles geritzt. 

Aber Sie müssen auch daran denken, diese Formulare zu versenden… Die HiJiffy-Lösung kann den Versand von Formularen für das vorgängige Ein- und Auschecken dank der Integration mit Ihrem PMS über WhatsApp automatisieren. Sie brauchen sich keine Sorgen mehr zu machen: Unsere KI-gestützte Lösung kümmert sich für Sie darum! Bei einer Öffnungsrate von über 80 % bei WhatsApp können Hotels damit etwa 6 von 10 Check-ins digitalisieren und so die Warteschlangen an der Rezeption bei der Ankunft der Gäste erheblich reduzieren.

2. Stellen Sie den Gästen einen digitalen Schlüssel zur Verfügung!

Selbst wenn Ihre Gäste über das Formular vorgängig einchecken, müssen sie trotzdem noch an die Rezeption kommen, um ihren Schlüssel abzuholen. Oder auch nicht! Denn es ist auch möglich, digitale Schlüssel anzubieten, sodass sich die Gäste bei ihrer Ankunft oder Abreise den Gang an die Rezeption sparen können. 

Aber was ist ein digitaler Schlüssel? Wie der Name schon sagt, handelt es sich dabei um einen digitalen Schlüssel, mit dem die Gäste ihr Zimmer betreten können, ohne dass sie einen physischen Schlüssel benötigen. Anstatt mit einer Magnetkarte oder einem herkömmlichen Schlüssel können sie ihre Zimmertür ganz einfach über ihr Smartphone oder eine mobile App öffnen.

Mit dem Gästekommunikations-Hub von HiJiffy können Sie den automatischen Versand des Vorregistrierungsformulars mit einem digitalen Schlüssel kombinieren. Und zack, schon müssen die Gäste nicht mehr an der Rezeption Ihres Hotels anstehen! 

3. Stellen Sie Terminals zur automatischen Registrierung bereit!

Eine weitere Möglichkeit, mit einem automatisierten Check-in oder Check-out Warteschlangen an der Rezeption zu vermeiden, besteht darin, Terminals zur automatischen Registrierung bereitzustellen. Anders als über das Online-Formular checken die Gäste dabei vor Ort ein, müssen aber nicht von Ihrem Empfangspersonal betreut werden. Wie das geht? Die Gäste können bei ihrer Ankunft selbst einchecken, indem sie ihre personenbezogenen Informationen direkt im Terminal eingeben. Ihnen werden dann ohne Gang zur Rezeption ein Zimmer und ein Schlüssel zugewiesen.

Dasselbe gilt für das Auschecken: Sie können einfach ihre Rechnung begleichen und ihren Schlüssel beim Automaten abgeben, wodurch Warteschlangen an der Rezeption vermieden werden. 

4. Nutzen Sie einen digitalen Concierge! 

Aber wie Sie sicher wissen, ist das Warten an der Rezeption nicht auf den Zeitpunkt der Ankunft und Abreise beschränkt. Während ihres gesamten Aufenthalts können Gäste Fragen haben, weitere Leistungen Ihres Hotels buchen wollen oder nach Empfehlungen für die Region fragen. Dann kann sich ein digitaler Concierge als nützlich erweisen! Aber worum geht es? Ein digitaler Concierge ist eine von KI angetriebene Technologie, mit der die Anliegen der Hotelgäste bearbeitet werden können. Mit anderen Worten, die Technologie ermöglicht den Kunden, Antworten auf ihre Fragen auf vollständig digitale Weise zu erhalten, ohne sich zur Rezeption begeben zu müssen. 

Vielleicht wollen die Gäste fragen, wann das Frühstück serviert wird, oder sie möchten einen Tisch im Hotelrestaurant reservieren. Egal, was es ist, die Anfragen und Anliegen der Kunden werden automatisch bearbeitet und das zu jeder Zeit. Der digitale Concierge von HiJiffy steht rund um die Uhr in über 130 Sprachen zur Verfügung. Schluss mit Anstehen an der Rezeption! 

Dies gilt nicht nur für Kunden vor Ort, sondern auch für zukünftige Kunden, die eine telefonische Auskunft möchten. Der digitale Concierge von HiJiffy beantwortet automatisch mehr als 85 % aller Anfragen und verringert so die Anzahl der eingehenden Anrufe erheblich. Dies gilt insbesondere für die Lake District Hotels (eine Sammlung von Familienhotels in England), bei denen die eingehenden Anrufe um 70 % zurückgingen und die Direktbuchungen gleichzeitig gesteigert werden könnten. Es ist tatsächlich so, mit einem digitalen Concierge können Sie nicht nur die Wartezeit an der Rezeption verkürzen, sondern auch Ihr Einkommen steigern.

5. Bieten Sie eine eigene Warteschlange für Kunden an, die Mitglieder des Treueprogramms sind!

Eine weitere Möglichkeit, die Wartezeit an der Rezeption Ihres Hotels zu minimieren, besteht schließlich darin, eine eigene Warteschlange für Mitglieder des Treueprogramms einzuführen. So können die Kundenströme an der Rezeption besser bewältigt werden. Gleichzeitig können treue Kunden von einem persönlichen Service profitieren. 

Eine eigene Warteschlange für Mitglieder des Treueprogramms kann ebenfalls ein Wettbewerbsvorteil sein, der mehr Gäste dazu veranlasst, Ihr Hotel statt der Konkurrenz zu wählen, und gleichzeitig Gäste, die nicht Mitglied Ihres Treueprogramms sind, dazu bringt, Mitglied zu werden. 

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Wenn Sie diese Tipps anwenden, werden Sie endlich den endlosen Warteschlangen an der Rezeption ein Ende setzen und vor allem dafür sorgen, dass Ihre Gäste nicht nur mit einem Lächeln anreisen, sondern auch wieder glücklich abreisen!